{"id":1501,"date":"2018-04-19T15:53:31","date_gmt":"2018-04-19T13:53:31","guid":{"rendered":"http:\/\/www.deliberaatio.org\/~delibero\/wordpress\/?p=1501"},"modified":"2018-04-19T15:53:31","modified_gmt":"2018-04-19T13:53:31","slug":"ddin-informaatio-arkkitehtuuri","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/?p=1501","title":{"rendered":"DDI:n ”informaatio-arkkitehtuuri”"},"content":{"rendered":"

Tiedon saavutettavuuden t\u00e4rkeytt\u00e4 ei voi ylikorostaa.<\/p>\n

Miten DDI:n kannattaa organisoida informaationsa, jotta niin vanhat kuin uudet toimijat l\u00f6yt\u00e4v\u00e4t helposti ja nopeasti niin vanhan kuin uuden tiedon?<\/p>\n

<\/p>\n

Hahmotetaan tilannekuva. DDI:n eri tietoja ja viestint\u00e4\u00e4 on tapahtunut ainakin seuraavissa<\/p>\n

Dropbox -jaettu kansio
\nWww-sivut + WordPress deliberaatio.org
\nGoogle Drive
\nDropbox Paper
\nFacebook-ryhm\u00e4 (julkinen)
\nFacebook-ryhm\u00e4 (hallituksen sis\u00e4inen)
\nFacebook-sivu
\nTwitter
\nSlack
\nGmail-s\u00e4hk\u00f6posti deliberaatio@gmail.com
\nHolvi + Holvi Avoin budjetti
\nNordea
\nTrello<\/code><\/p>\n

Henkil\u00f6kohtaiset tallennusv\u00e4lineet
\nS\u00e4hk\u00f6posti<\/p>\n

+ YTJ ?
\n+ KiraDIGI ?
\n+ TSV ?
\n+ Oulun Basware
\n+ Bit.ly<\/p>\n

DDI:ll\u00e4 on ja\/tai on ollut ainakin siis 14 yhteist\u00e4 v\u00e4linett\u00e4, kanavaa tai paikkaa tiedon tallentamiseen ja viestint\u00e4\u00e4n. N\u00e4iden lis\u00e4ksi tulevat ihmisten omat tallennuspaikat, s\u00e4hk\u00f6posti ja ulkopuoliset palvelut johon on DDI:n asialla tehty henkil\u00f6kohtaisia tai organisatorisia k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4tunnuksia.<\/p>\n

Esimerkiksi talousasioihin liittyvi\u00e4 tietoja sijaitsee jaetussa kansiossa Dropboxissa, Www-sivuilla, Google Drivessa, Dropbox Paperissa (viitteellisesti), Slackissa, Holvissa ja Trellossa, sek\u00e4 sijaitsi ennen Nordean verkkopankissa, mutta se on jo lakkautettu.<\/p>\n

Olet sitten uusi tai vanha j\u00e4sen etk\u00e4 tarkkaan tied\u00e4 mist\u00e4 jotakin tietoa kannattaa hakea, voit joutua tekem\u00e4\u00e4n nelj\u00e4toista eri hakua l\u00f6yt\u00e4\u00e4ksesi tarvitsemasi tiedon.<\/p>\n

Toisesta n\u00e4k\u00f6kulmasta tarkasteltuna, jos ei ole tietoa siit\u00e4 mihin tieto kuuluisi tallentaa, eri ihmiset tallentavat sen eri yhteyksiss\u00e4 eri paikkoihin ja tiedon hajaannus sen kuin kasvaa.<\/p>\n

T\u00e4st\u00e4 syyst\u00e4 organisaatio tarvitsee jonkinlaisen informaationhallintastrategian.<\/p>\n

Toimenpide 1. Dokumentoidaan k\u00e4yt\u00f6ss\u00e4 olevat v\u00e4lineet, niiden tarkoitukset ja sis\u00e4ll\u00f6t<\/strong><\/p>\n

Toimenpide 2. Suunnitellaan \u201carkkitehtuuri\u201d informaation – sis\u00e4lt\u00f6jen – organisoimiseksi.<\/strong><\/p>\n

 <\/p>\n

Jotain tarttis tehr\u00e4<\/strong><\/p>\n

Ei ole olemassa yht\u00e4 t\u00e4ydellist\u00e4 ty\u00f6kalua, joka hoitaisi kaikki teht\u00e4v\u00e4t. Sen vuoksi organisaatioilla on aina valikoima ty\u00f6kaluja. Enimm\u00e4kseen ilmaisiin tai ainakin edullisiin v\u00e4lineisiin turvautuva organisaatio ei paljoa pysty muokkaamaan itse ty\u00f6kaluja, vaa ne on otettava sellaisina kuin ne ovat.<\/p>\n

Niinp\u00e4, jotta informaatio olisi saavutettavaa, meid\u00e4n t\u00e4ytyy kehitt\u00e4\u00e4 k\u00e4yt\u00e4nt\u00f6j\u00e4, joita voimme soveltaa eri ty\u00f6kaluissamme.<\/p>\n

Ensimm\u00e4inen n\u00e4ist\u00e4 k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ist\u00e4 on informaatiosis\u00e4lt\u00f6jen organisointi asioiden ja aiheiden mukaan.<\/p>\n

Koska k\u00e4yt\u00e4mme sek\u00e4 sellaisia ty\u00f6kaluja, joissa informaatio organisoidaan hierarkisesti ett\u00e4 hierarkiattomasti, k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n kompromissina kannattaa m\u00e4\u00e4ritell\u00e4 hierarkian ylin taso ik\u00e4\u00e4n kuin minimiratkaisuiksi sik\u00e4li kun n\u00e4m\u00e4 kaksi logiikkaa pit\u00e4\u00e4 saada joskus toimimaan yhteen.<\/p>\n

T\u00e4t\u00e4 m\u00e4\u00e4rittely\u00e4 varten k\u00e4vimme Slackissa keskustelua siit\u00e4, mit\u00e4 asioita ja aiheita t\u00e4ll\u00e4 ylimm\u00e4ll\u00e4 tasolla voisi olla. Jotta ne olisivat kattavia ja kest\u00e4vi\u00e4, niiden tulisi olla abstrakteja. Perustelun voi rinnastaa esimerkiksi siit\u00e4, ett\u00e4 erilaisten valtiovarainminister\u00f6iden ynn\u00e4 muiden nimet ovat vaihdelleet maittain, kielitt\u00e4in ja ajan saatossa, vaikka niiden teht\u00e4v\u00e4 on liittyynyt aina verotukseen ja julkiseen talouteen. Samaa logiikkaa noudattaen, ei olisi toimivaa nimet\u00e4 yht\u00e4 DDI:n kansioista tai Slack-kanavista \u201cDDI:n yhdistyksenvarainministeri\u00f6ksi\u201d vaan mieluummin \u201cTalous\u201d.<\/p>\n

Seuraavassa taulukossa ovat keskusteluun osallistunen nelj\u00e4n j\u00e4senen kannat siit\u00e4, mit\u00e4 n\u00e4m\u00e4 ylimm\u00e4n tason k\u00e4sitteet voisivat olla.<\/p>\n

\"\"<\/a>
Mink\u00e4 ylimm\u00e4n tason aiheiden alle DDI:n informaatio voitaisiin j\u00e4rjest\u00e4\u00e4?<\/figcaption><\/figure>\n
Nelj\u00e4 useiten toistunutta aihetta ovat: J\u00e4senasiat, talous, projektit ja viestint\u00e4.\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
Kaksi mainintaa ovat saaneet T&K-p\u00e4iv\u00e4, Toiminta(\/strategia) ja Kokoukset\/P\u00e4\u00e4t\u00f6ksenteko.<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
Muut ovat saanet yksitt\u00e4isen maininnan.<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
Seuraavassa kuvassa hahmottelen, mihin kuuteen aiheeseen kaikki eri keskustelussa nousseet asiat palautuvat.<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
\n
\"\"
Kaikkien esiinnousseiden aiheiden palauttaminen sopivaan m\u00e4\u00e4r\u00e4\u00e4n yl\u00e4tason aiheita.<\/figcaption><\/figure>\n
Ne ovat talous, projektit, hallinto, j\u00e4senasiat, viestint\u00e4 ja kokoukset.<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
Pienen pohdiskelun j\u00e4lkeen lista kehittyy seuraavanlaiseksi:<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
Talous, toiminta, hallinto, j\u00e4senasiat, viestint\u00e4 ja p\u00e4\u00e4t\u00f6ksenteko.<\/span><\/div>\n
\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
Projektit ovat niin konkreettinen k\u00e4site, ett\u00e4 niiden sis\u00e4lle ei mahdu muunlaista toimintaa, joka ei ole projektimuotoista. Sen sijaan projektit mahtuvat toiminnan alle.<\/span><\/div>\n
\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
Kokoukset ovat niin ik\u00e4\u00e4n liian konkreettinen ilmaisu verkossa, eri kaupungeissa ja muutoin kuin kasvotusten p\u00e4\u00e4t\u00f6ksi\u00e4 tekev\u00e4lle organisaatiolle.<\/span><\/div>\n
\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
Viimeisen\u00e4 tekisi mieli kovasti korvata<\/span> \u201c<\/span>hallinto\u201d v\u00e4hemm\u00e4n ylh\u00e4\u00e4lt\u00e4-alas<\/span> –<\/span>henke\u00e4 ilmaisevalla<\/span> \u201c<\/span>organisointi\u201d<\/span> –<\/span>termill\u00e4, mutta meneek\u00f6 se jo liian vaikeasti avautuvaksi?<\/span><\/div>\n
\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
Kun p\u00e4\u00e4t\u00f6ksenteon sis\u00e4ll\u00f6t, operatiivinen viestint\u00e4<\/span> (<\/span>Slack) ja arkistointi<\/span> (<\/span>Dropbox) organisoidaa yhtenev\u00e4isell\u00e4 k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ll\u00e4, on helpompi l\u00f6yt\u00e4\u00e4 ja tallettaa tiedot oikeaan paikkaan.<\/span><\/div>\n
\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
Hierarkian yl\u00e4tason k\u00e4sitteiden lis\u00e4ksi soveltuvissa paikoissa voidaan k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 esimerkiksi aihetunnisteita.<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
Esimerkiksi kokouksen esityslistalla jokainen asiakohta olisi merkattu v\u00e4hint\u00e4\u00e4n yhdell\u00e4 yl\u00e4tason tunnisteella. Jos yl\u00e4tason m\u00e4\u00e4rittely on tehty kattavasti, jokainen mahdollinen asiakohta liittyy v\u00e4kisinkin johonkin yl\u00e4tason aiheeseen. Sen lis\u00e4ksi, tiedon tuottajat ja k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4t voivat t\u00e4g\u00e4t\u00e4 asiakohdat niin tarkoilla tunnisteilla kuin haluavat, kuten esimerkiksi <\/span>#tapahtumat<\/a><\/span> #t<\/a><\/span>&k-p\u00e4iv\u00e4t.\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
T\u00e4m\u00e4n j\u00e4lkeen, oli sitten www-sivu, Twitter, Dropbox, p\u00e4\u00e4t\u00f6ksentekoasiakirja tai Slack, k\u00e4ytt\u00e4jien on helppo hakea tietoa esimerkiksi ylip\u00e4\u00e4t\u00e4\u00e4n rajauksilla <\/span>#toiminta<\/a><\/span> #tapahtumat<\/a><\/span> #t<\/a><\/span>&k-p\u00e4iv\u00e4t.<\/span><\/div>\n
\u00a0<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
Toiminnan suunnittelun, ennakoinnin, seurannan ja arvioinnin kannalta hy\u00f6ty tulee t\u00e4rkeimpien asiakirjojen, kuten strategian, vision, toimintasuunnnitelman ja talousarvion merkitsemisest\u00e4 samoin periaattein.<\/span><\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n
Samalla k\u00e4yt\u00e4nt\u00f6 tukee sit\u00e4, ett\u00e4 ihmiset voivat entist\u00e4 helpommin l\u00f6yt\u00e4\u00e4 toiminnasta juuri itse\u00e4\u00e4n eniten kiinnostavat asiat ja vaikuttaa suoraan niit\u00e4 koskevaan p\u00e4\u00e4t\u00f6ksentekoon.<\/span><\/div>\n<\/div>\n
<\/div>\n
<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Tiedon saavutettavuuden t\u00e4rkeytt\u00e4 ei voi ylikorostaa. Miten DDI:n kannattaa organisoida informaationsa, jotta niin vanhat kuin uudet toimijat l\u00f6yt\u00e4v\u00e4t helposti ja nopeasti niin vanhan kuin uuden tiedon?<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1609,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_uag_custom_page_level_css":"","footnotes":""},"categories":[11],"tags":[95,139,143,16,87,144,136,137],"class_list":["post-1501","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-artikkelit","tag-avoin-demokratia","tag-data","tag-datadrivendemocracy","tag-ddi","tag-demokratia","tag-informaatio","tag-tietojohtaminen","tag-tietokayttoon"],"uagb_featured_image_src":{"full":false,"thumbnail":false,"medium":false,"medium_large":false,"large":false,"1536x1536":false,"2048x2048":false,"post-thumbnail":false},"uagb_author_info":{"display_name":"Raimo Muurinen","author_link":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/?author=2"},"uagb_comment_info":0,"uagb_excerpt":"Tiedon saavutettavuuden t\u00e4rkeytt\u00e4 ei voi ylikorostaa. Miten DDI:n kannattaa organisoida informaationsa, jotta niin vanhat kuin uudet toimijat l\u00f6yt\u00e4v\u00e4t helposti ja nopeasti niin vanhan kuin uuden tiedon?","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1501","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1501"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1501\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=\/"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1501"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=1501"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.deliberaatio.org\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=1501"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}