Datan ohjaama demokratia – Työhuone Kulman kokeilu

Tausta

Eri ihmiset haluavat eri asioita, joillakin on erityistarpeita. Ihmiset ovat kiireisiä. Yhteisiä asioita pitäisi hoitaa, mutta erimielisyyksien käsittely varsinkin yhteisissä kokouksissa johtaa usein kärjistyneisiin asetelmiin.

Työhuone Kulma on vajaan parin kymmenen hengen yhteiskäyttötoimisto Tampereen Tammelassa Itsenäisyydenkadun varrella. Ohikulkevat ihmiset ihmettelevät koko seinän kokoisista ikkunoista mitä tilassa tehdään, sillä siitä ei ole kuin pieni maininta ovessa.

Työhuone Kulmalla on kohtuullinen vuokra, hyvä yhteisöhenki ja paikat hiukan rempallaan.

Joukkoon mahtuu ainakin kääntäjiä, lääkäri, web-kehittäjä, verkkoteknologiainsinööri, kirjoituskouluttaja-toimittajia, verkkokauppias, yhteisökehittäjä, palvelumuotoilija, palvelukehitys- ja viestintäjohtaja, tietohallintoasiantuntija ja musiikinopettaja. Yksi Kulman vuokralaisista on päävuokralainen, suorassa vuokrasuhteessa kiinteistön omistavaan taloyhtiöön. Kaikki muut kulmalaiset ovat vuokrasuhteessa päävuokralaisen yritykseen.

Kulman vuokralaisuus ei kuitenkaan rinnastu kaupallisen palvelun ostamiseen. Kysyttäessä kaikki kulmalaiset vastasivat mieltävänsä olevansa ensisijaisesti osa yhteisöä.

Ajankäytön haasteista sekä ihmisten erilaisista tarpeista ja arvoista johtuen päätimme kokeilla Kulmalla arvolähtöisen, datan ohjaaman päätöksenteon menetelmää. Allekirjoittanut on kehitellyt ajatusta ensin Yhtäköyttä-hankkeessa, Sitran Demokratiahackissa ja viimeisimpänä Helsingin kaupungin kumppanina Climate KIC Ideation Dayssä.

Arvolähtöinen, datan ohjaama päätöksenteko ratkoo sen, etteivät kaikki ehdi, viitsi, jaksa tai pysty osallistumaan kokouksiin ja/tai keskustelevaan päätöksentekon.

Prosessi vetäjänsä näkökulmasta katsottuna

Arvolähtöisen, datan ohjaaman päätöksentekoprosessin primus motoreina toimivat allekirjoittanut ja Kulman päävuokralainen, Sanna Pasanen. Ensin suunniteltiin suoraviivainen prosessi, joka oli aloitustilaisuus, kahden viikon kysymis-vastaamis-ja-ehdotus -aika ja lopuksi päätöskokous. Asianosaisiksi määriteltiin Kulman vuokralaiset, joita oli 18 henkeä. Allekirjoittanut kirjoitti prosessille säännöt, jonka otsikoin hieman vaikeaselkoisuudesta palautetta saaneella nimellä “perusnormi”. Se kuitenki toimi yhteisenä pohjana sille, miten prosessissa toimitaan. Säännöissä oli myös maininta siitä, että niitä voidaan muuttaa yhteisellä määräenemmistöpäätöksellä. Lisäksi sovimme, että päävuokralainen julkaisee Kulman taloustiedot, jotka ovat osa hänen yrityksensä kirjanpitoa.

Prosessi alkoi, kun päävuokralainen lähetti vuokralaisille kutsun aloitustilaisuuteen, joka sisälsi prosessin kuvauksen ja säännöt. Aloituskokoukseen osallistui 13 kulmalaista, joka on enemmän kuin viime pikkujouluissa tai missään muussa yhteisessä tilaisuudessa jossa olen parin vuoden aikana ollut. Samalla julkaistiin Kulman vuoden 2017 tulot ja menot, kun päävuokralainen lähetti sen kokousmuistutusviestin liitteenä ja allekirjoittanut vielä teippasi sen tulostettuna prosessin muiden ohjeiden ja sääntöjen viereen seinälle.

Esittelin aloitustilaisuudessa prosessin, toimintaohjeet sekä menetelmän hyödyt ja perustelut. Kaikki tarvittavat työvälineet eli kynät, aakolmoset, teippi ja kahdet erilaiset post-it -laput olivat kysymys & vastausseinän edessä yhdellä pöydällä. Ohjeet olivat melko yksnkertaiset. Kuka tahansa saa esittää kysymyksiä. Pitää vain kirjoittaa selkeällä käsialalla, muotoilla kysymys niin että siihen voi vastata vain kyllä tai ei, numeroida kysymys ja teipata se seinälle. Kuka tahansa saa vapaasti myös vastata mihin tahansa kysymyksiin, pakko ei ole osallistua. Vastaamiseen käytetään pieniä keltaisia post-it -lappuja, joita oli vapaasti saatavilla pöydällä. Vaalivilppi olisi siis ollut täysin mahdollista ja jopa helppoa, mutta kenellekään ei tullut edes mieleen esittää ääneen sen pelkoa. Ohjeistin myös, että omaa vastaustaan saa muuttaa tai vaikka poistaa koska tahansa, mutta neuvoin pitämää kirjaa omista vastauksista -siis eräänalaista niin sanottua analogista arvoprofiilia, käyttääkseni menetelmän taustalla olevan alkuperäisen idean nimitystä.

Lisäksi eriväriset normaalikokoiset post-it -laput toimivat kysymysten kommentointia varten. Aakolmos-kysymyksiin sai äänestämisen lisäksi siis jättää kommentteja ihan niin kuin oikeassakin netissä. Lopuksi pöydällä oli vielä ehdotusluonnos-vihko, johon kuka tahansa sai myös saman tien alkaa kirjoittamaan asiakohdittaisia tekstiluonnoksia kehityssuunnitelmaan. Ja tässä tulee menetelmän tärkein uusi oivallus. Päätösesityksiin tulee kirjoittaa auki, mihin arvoihin eli vastauksiin se perustuu. Yhdelle vihkon sivulle kirjoitettaisiin siis yhtä asiaa koskeva tekstikappale, ja sivun alalaitaan teksti, joka kertoisi että se perustuu esimerkiksi kysymykseen x, johon kuusi vastaajaa on vastannut kyllä ja kolme ei. Toteutuneen perusteella tällainen kysymys oli vaikkapa numero 10. “Puhelut pitäisi hoitaa puhelinkopissa aina kun mahdollista”.

Jo aloituskokouksessa keskustelu ajautui suoraan moniin varsinaisiin kehitysasioihin. Päätimme kokouksen kuitenkin ajallaan ja keskustelu substanssista jatkui kahvikupin äärellä kiinnostuneiden kesken. Hieman vastoin odotuksiani, kukaan kulmalaisista ei tilaisuuden lopussa alkanut kirjoittaa kysymyksiä seinälle. Vasta huoneen lähes tyhjennyttyä ensimmäinen uskalias rohkeni kirjoittaa ensimmäisen kysymyksen.

Päivän päätteeksi keskustelimme päävuokralaisen kanssa ja havaintomme oli yhteinen. Kulmalaiset tuntuivat ottaneen menetelmän innostuneesti vastaan. Seuraavana aamupäivänä saapuessani kustannuspaikalle seinälle oli ilmestynyt kuusi kysymystä ja joukko vastausia lisää. Demokratiaprosessi oli lähtenyt käyntiin! Seuraavan vajaan kahden viikon aikana kysymyksiä kertyi kaksikymmentä. Eniten vastauksia kerryttäneet kysymykset keräsivät 11 ääntä. Jotkin kysymykset jäivät vain muutamaan ääneen.

Ehdotusluonnosvihkoon ei sen sijaan ollut tullut yhtään ehdotusta päätöspalaveria edeltävään päivään mennessä. Niinpä päätimme päävuokralaisen kanssa, että päätöspalaveri muuttuu valmistelutyöpajaksi ja jakaannumme työryhmiin kirjoittamaan kehityssuunnitelman eri asiakohtien luonnokset.

Valmistelutyöpajaksi muuttuneen alkuperäisen päätöstilaisuuden alussa kulmalaiset lukivat mitä uusia kysymyksiä seinälle on tullut, mitä niihin on kommentoitu, täydensivät omia vastauksiaan sekä kirjoittivat lisää kommentteja. Kokouksen alkuun osallistui 11 henkeä, mutta osan piti lähteä nopeaan pois ja osan myöhemmin. Niinpä päätimme yrittää nopeuttaa aikataulua. Ohjeistin, että tilaisuus koostuu kolmesta vaiheesta, eli jo annettuihin vastauksiin tutustumiseta ja mahdollisesti omien vastauten täydentämisestä, ihan niin kuin ihmiset olivat jo omatoimisesti tehneetkin ennen muodollista aloitusta sekä samanaikaisesta kehityssuunnitelman rakenteen muodostavien aiheiden tunnistamisesta ja kirjaamisesta lapuille, jotka laitetaan pöydälle osallistujien keskelle nähtäväksi, sekä toiseksi tunnistettujen aiheiden mukaisiin työryhmiin jakaantumisesta ja työryhmissä kehityssuunnitelmaehdotusten luonnosten kirjoittamisesta ja kolmanneksi yhteisestä päätöksestä, jossa luonnokset luetaan ääneen ja keskustellaan niukan ajan sallima määrä, sekä päätetään tilaisuus ja kerrataan miten prosessi jatkuu. Sovimme, että prosessi jatkuu viikon mittaisella kehityssuunnitelmaluonnoksen kommentoinnilla, jonka päätteeksi päävuokralainen vetää keskustelun ja kommentit yhteen, puhtaaksikirjoittaa ja viimeistelee kehityssuunnitelman lopullisen version ja julkaisee sen.

Menettelytapa kuulosti joidenkin mielestä liian monimutkaiselta. Miksi käsitellä työryhmissä niin selkeää asiaa kuin vaikka esimerkiksi kysymystä “Kiinteä naulakko?” Joo 4, Ei 0. Tai “Paremmat verhot ikkunoihin?” Kyllä 6, Ei 0. Hyvä huomio, mutta perustelu kuuluu niin, että työryhmien vastuu ja vapaus on kirjoittaa kehityssuunnitelma niin yksityskohtaiseksi tai yleispäteväksi, pidemmän aikavälin huomioivaksi kuin työryhmä parhaaksi näkee. Toisin sanoen, työryhmä toimii pienoisyleisönä, kiinnostuneena osajoukkona. Ja sen mukaan jatkoimme työskentelyä. Valmistelutyöpajan ensimmäisessä osassa ihmiset palauttivat mieliin seinältä kysymyksiä ja vastauksia ja yhdessä tunnistivat niitä aiheita ja asiakokonaisuuksia joiden mukaiseksi kehityssuunnitelma kohta kirjoitettiin. Pöydälle kirjattiin kahdeksan eri asiaa ja aihetta. Tässä vaiheessa osallistujia oli jäljellä enää yhdeksän, joten päätimme jakaantua kolmeen kolmen hengen ryhmään, ja ryhmittelimme myös kahdeksan asiaa ja aihetta samankaltaisuuden mukaan viiteen kokonaisuuteen. Sen jälkeen pyysin vapaaehtoisia työryhmän fasilitaattoreita tai kirjureita ottamaan mieleisensä aiheen ja kaksi kaveria mukaan. Näin ensimmäiset kolme aihetta viidestä lähti työstöön. Ja tässä kertasin vielä tärkeimmän uuden ohjeen – ehdotusluonnosten yhteyteen pitää kirjoittaa auki viittaus niihin vastauksiin eli arvodataan, johon tai joihin ehdotus perustuu.

Päätösesityksiin tulee kirjoittaa auki, mihin arvoihin eli vastauksiin se perustuu.

Tätä vaihetta kesti noin tunti, ja palasimme takaisin yhteiseen tilaan. Palajstui, että yksi ryhmistä oli ehtinyt käsitellä myös kaksi jäljelle jäänyttä aihetta, joten kaikista viidestä asiakokonaisuudesta oli kehityssuunnitelmaluonnokset valmiina. Luimme nämä vuorotellen ääneen läpi. Jokainen yksittäinen konkreettinen asia herätti keskustelua, mutta samaan aikaan toiset osallistujat pahoittelivat, että joutuvat aivan kohta lähtemään. Niinpä hyvin kiireen vilkkaan päätimme tämän vaiheen ja sovimme, että nyt alkaa viikon mittainen kommentointijakso, jonka päätteeksi päävuokralainen vetää keskustelun yhteen, puhtaaksikirjoittaa ja julkistaa lopullisen kehityssuunnitelman.

Tässä kohtaa kohtasimme kysymyksen, että ohjataanko kommentointi nyt edelleen kynä- ja paperimenetelmällä neuvotteluhuoneen seinälle tulostettuun luonnokseen vai siirrymmekö työskentelemään yhteiskirjoitusdokumenttiin verkossa. Nyt päävuokralainen priorisoi informaation keräämisen suoraan digitaalisena sekä ajasta ja paikasta riippumattoman vaikutusmahdollisuuden. Kehityssuunnitelman luonnos kirjoitettiin Google Driveen Slide-esitykseen, yksi asiakokonaisuus aina omille slideilleen. Lähetin ohjeet ja linkin dokumenttiin kulmalaisille sähköpostissa ja kehotin kommentoimaan. Asetuksia valitessa paljastui, että Google Drivessä onnistuu nykyään myös kommentointi kirjautumatta – eli edes Googlen tiliä ei tarvitse olla. Niinpä anonymiteetin mahdollisuus säilyy myös tässä vaiheessa.

Tätä kirjoittaessa viikon viimeistelyjakso on alkanut tänään, joten prosessin lopullisiin tuloksiin ja arviointiin palataan myöhemmin.