Kuva puntarista

Arvoprofiilit tekevät datan ohjaamasta päätöksenteosta entistä vaivattomampaa

DDI on jo kahtena vuonna laatinut toimintasuunnitelmansa jäsenten arvodatan pohjalta. Arvodata tarkoittaa tässä tapauksessa määrällisessä muodossa esitettyjä jäsenten mielipiteitä. Mielipiteet koskevat kysymyksiä, jotka jäsenet esittävät itse. Jotta vastaukset olisivat yhteismitallisia, kysymykset asetetaan niin, että niihin voi vastata vain “kyllä” tai “ei”. Vastaaminen on vapaaehtoista, joten eri kysymysten vastausmäärät kertovat, mitkä asiat koetaan tärkeiksi, ja vastausten jakaumat kertovat eri mielipiteistä.

Toimintasuunnitelman laatimisessa noudatetaan muotovaatimusta joka edellyttää, että jo päätösesitykseen kirjoitetaan auki mihin mielipiteisiin esitys perustuu. Sama viittaus pitää näkyä pöytäkirjassa. Tämä sitoo jäsenten mielipiteet päätöksentekoon.

Prosessi on tehty toistaiseksi Google Formsin avulla. Monista testeistä huolimatta vain Forms mahdollistaa menetelmän kokeilun suurin piirtein niin kuin tarve vaatii.

Arvolähtöinen, tai arvopohjainen datan ohjaama päätöksentekomenetelmä voi muistuttaa kyselyä. Vuoden 2020 DDI:n toimintasuunnitelmaprosessissa menetelmä uudistuu kuitenkin kohti pysyväksi tarkoitettuja arvoprofiileja. Tänä vuonna prosessi tehdään saman lomakkeen päälle, joka oli käytössä 2019. Niinpä kaikilla viime vuonna osallistuneilla ovat tallessa viime vuoden vastaukset. Se on Google-kirjautumisen ansiota.

Toimintasuunnitelman laadintaprosessissa taas käytetään tulosten yhteenvetoa, josta ei näe sitä, kuka on vastannut ja mitä.

Piirakkadiagrammeja jäsenten arvoista
Vuoden 2019 jäsenten arvot ovat pohja vuoden 2020 toimintasuunitelmaprosessille.

Jos jäsentemme mielipiteet ovat muuttunut jonkin asian suhteen, menetelmän mukaan mielipidettään voi käydä päivittämässä omassa arvoprofiilissaan.

Jos toimikauden aikana jäsenten mielipiteet muuttuvat jonkin asian suhteen niin paljon, että vaikka jokin toimintasuunnitelman linjaus ei vastaa enää nykytilannetta, niin hallitus kuin jäsenetkin näkevät tilanteen arvodatan avulla.

Koska kysymyksiä voi lisätä myös koska tahansa, ei vain toimintasuunnitelman laadinnan yhteydessä, uudet vastaukset auttavat myös tulkitsemaan kuinka toimintaa pitää muuttaa.

Näin jäsenet pääsevät vaikuttamaan silloin kuin heille itselleen sopii, itse tärkeinä pitämistään aiheista, eikä vain vuosikokouksissa, tai vielä pahempaa, kerran neljässä vuodessa.

Prosessiin ja menetelmään liittyy paljon enemmän avoimia kysymyksiä kuin vastauksia. Mutta juuri sen vuoksi kokeilemmekin. Ketterästi, ilman sen suurempia suunnitelmia. Kaikki palaute on erittäin tervetullutta, tähän kommentoimalla, sähköpostilla tai Facebookissa-ryhmässämme.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *