DDI kehittelee uutta asiakeskeistä kokousasiakirjojen yhteiskirjoitusmenetelmää

Katkelma DDI:n uudesta päätösasiakirjasta

Esityslistat ja pöytäkirjat on kirjoitettu perinteisesti kokous kerrallaan. DDI on kuitenkin siirtynyt viime syksystä alkaen yhden pysyvän kokous-yhteiskirjoitusasiakirjan käytäntöön. Sisällöt organisoidaan ensin asiakeskeisesti ja toiseksi aikajärjestykseen.

Perinteinen yhteiskirjoitus esimerkiksi Google Drivessä, Dropbox Paperissa tai Microsoft Office 365:n Word Onlinessä tuo eri ihmiset yhteen ja on edestakaiseen liitetiedostojen lähettelyyn verrattuna käytettävyydeltään kuin eri aikakaudelta.

Nyt uutena toimintatapana DDI irrottautuu paperiaikakauden kahleista siten, että joka kokousta varten ei tehdä enää omaa esityslista- ja pöytäkirjadokumenttia. Niiden sijaan jatkossa on vain yksi pysyvä asiakirja. Nyt vielä kehittelyvaiheessa punnitaan, vaihtuuko asiakirja vuosittain, vai onko se ns. ikuinen.

Päätösasiakirjan sisältö organisoidaan ensisijaisesti asiakeskeisesti. Asiakirjan luvut ovat asioita, kuten vaikkapa yhdistyksen kotisivut, toimintasuunnitelma tai kirjanpito.

Päätösesitykset (tai käsiteltävät asiat, jos varsinaista esitystä ei ole valmisteltu) merkitään asian otsikon alle luettelomerkillä. Näiden yhteyteen kirjataan päivämäärä. Uudet esitykset kirjataan aina asian otsikon alle ylimmäksi.

Asiat tai esitykset voi kopioida myös kokouskutsuun mukaan, sähköpostiviestiin tai erilliseksi liitteeksi, jos tottumuksen vuoksi kaivataan perinteisen esityslistan näköistä dokumenttia. Esityslistan sinällään muodostaa päätösasiakirjan kulloisetkin esityskohdat.

Kun kokouksessa -fyysisessä sellaisessa tai sähköpostikokouksessa- tehdään päätös, se kirjataan päätösesityksen tai asian luettelomerkin aloittaman kappaleen loppuun yhden solun kokoiseen taulukkoon. Tämä johtuu siitä, että Dropbox Paperissa on toistaiseksi rajallisesti tapoja muotoilla tekstiä, ja pieni kehys tekstin ympärillä korostaa sen merkitystä. Yhden solun taulukon teksti alkaa aikaleimalla ja taustaväri ilmaisee asian etenemisestä tai muusta tuloksesta, kuten pöytäämisestä tai päätösesityksen hylkäämisestä.  Näin lukijan on helppo perehtyä mihin tahansa päätösprosessiin, joko alhaalta aloittaen vanhimmasta tai ylhäältä uusimmasta alkaen.

Asioiden otsikot ovat nyt yleisluontoisia, esimerkiksi ”toimintasuunnitelman seuraaminen”, ”rahoitus” ja ”jäsenasiat”. Nimeämisessä ja samalla siis rajauksessa tulee tasapainoilla konkretian ja abstraktin välillä. Asioiden on hyvä olla riittävän konkreettisia tehokasta päätöksentekoa varten, mutta riittävän abstrakteja palvellakseen päätöksenteon pitkäjänteisyyttä.

Tarkemmat esitys- ja päätöstekstit kirjataan otsikon alle luettelomerkkien kohdalle. Otsikoiden oheen kirjataan myös aihetunnisteilla Twitterin tapaan mihin eri aiheisiin asia liittyy. Tämä käytäntö mahdollistaa samoja aiheita käsittelevien aiheiden hakemisen ja ryhmittelyn.

Päätösasiakirja on avoimesti kenen tahansa katseltavissa osoitteessa https://paper.dropbox.com/doc/DDI-Paatoksenteko–AamAvnTKsJIq6njTnr_2behQAg-AA44XnftT6IO2jpdO2ELJ.

Jäsenet voivat myös muokata asiakirjaa, mutta se edellyttää Dropbox Paper -käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia, joita voi pyytää yhdistyksen hallitukselta. Asiakirjan kommentointi onnistuu  pelkästään Dropbox Paper -käyttäjätunnusten avulla.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *