DDI:n ”informaatio-arkkitehtuuri”

Tiedon saavutettavuuden tärkeyttä ei voi ylikorostaa.

Miten DDI:n kannattaa organisoida informaationsa, jotta niin vanhat kuin uudet toimijat löytävät helposti ja nopeasti niin vanhan kuin uuden tiedon?

Hahmotetaan tilannekuva. DDI:n eri tietoja ja viestintää on tapahtunut ainakin seuraavissa

Dropbox -jaettu kansio
Www-sivut + WordPress deliberaatio.org
Google Drive
Dropbox Paper
Facebook-ryhmä (julkinen)
Facebook-ryhmä (hallituksen sisäinen)
Facebook-sivu
Twitter
Slack
Gmail-sähköposti deliberaatio@gmail.com
Holvi + Holvi Avoin budjetti
Nordea
Trello

Henkilökohtaiset tallennusvälineet
Sähköposti

+ YTJ ?
+ KiraDIGI ?
+ TSV ?
+ Oulun Basware
+ Bit.ly

DDI:llä on ja/tai on ollut ainakin siis 14 yhteistä välinettä, kanavaa tai paikkaa tiedon tallentamiseen ja viestintään. Näiden lisäksi tulevat ihmisten omat tallennuspaikat, sähköposti ja ulkopuoliset palvelut johon on DDI:n asialla tehty henkilökohtaisia tai organisatorisia käyttäjätunnuksia.

Esimerkiksi talousasioihin liittyviä tietoja sijaitsee jaetussa kansiossa Dropboxissa, Www-sivuilla, Google Drivessa, Dropbox Paperissa (viitteellisesti), Slackissa, Holvissa ja Trellossa, sekä sijaitsi ennen Nordean verkkopankissa, mutta se on jo lakkautettu.

Olet sitten uusi tai vanha jäsen etkä tarkkaan tiedä mistä jotakin tietoa kannattaa hakea, voit joutua tekemään neljätoista eri hakua löytääksesi tarvitsemasi tiedon.

Toisesta näkökulmasta tarkasteltuna, jos ei ole tietoa siitä mihin tieto kuuluisi tallentaa, eri ihmiset tallentavat sen eri yhteyksissä eri paikkoihin ja tiedon hajaannus sen kuin kasvaa.

Tästä syystä organisaatio tarvitsee jonkinlaisen informaationhallintastrategian.

Toimenpide 1. Dokumentoidaan käytössä olevat välineet, niiden tarkoitukset ja sisällöt

Toimenpide 2. Suunnitellaan “arkkitehtuuri” informaation – sisältöjen – organisoimiseksi.

 

Jotain tarttis tehrä

Ei ole olemassa yhtä täydellistä työkalua, joka hoitaisi kaikki tehtävät. Sen vuoksi organisaatioilla on aina valikoima työkaluja. Enimmäkseen ilmaisiin tai ainakin edullisiin välineisiin turvautuva organisaatio ei paljoa pysty muokkaamaan itse työkaluja, vaa ne on otettava sellaisina kuin ne ovat.

Niinpä, jotta informaatio olisi saavutettavaa, meidän täytyy kehittää käytäntöjä, joita voimme soveltaa eri työkaluissamme.

Ensimmäinen näistä käytännöistä on informaatiosisältöjen organisointi asioiden ja aiheiden mukaan.

Koska käytämme sekä sellaisia työkaluja, joissa informaatio organisoidaan hierarkisesti että hierarkiattomasti, käytännön kompromissina kannattaa määritellä hierarkian ylin taso ikään kuin minimiratkaisuiksi sikäli kun nämä kaksi logiikkaa pitää saada joskus toimimaan yhteen.

Tätä määrittelyä varten kävimme Slackissa keskustelua siitä, mitä asioita ja aiheita tällä ylimmällä tasolla voisi olla. Jotta ne olisivat kattavia ja kestäviä, niiden tulisi olla abstrakteja. Perustelun voi rinnastaa esimerkiksi siitä, että erilaisten valtiovarainministeröiden ynnä muiden nimet ovat vaihdelleet maittain, kielittäin ja ajan saatossa, vaikka niiden tehtävä on liittyynyt aina verotukseen ja julkiseen talouteen. Samaa logiikkaa noudattaen, ei olisi toimivaa nimetä yhtä DDI:n kansioista tai Slack-kanavista “DDI:n yhdistyksenvarainministeriöksi” vaan mieluummin “Talous”.

Seuraavassa taulukossa ovat keskusteluun osallistunen neljän jäsenen kannat siitä, mitä nämä ylimmän tason käsitteet voisivat olla.

Minkä ylimmän tason aiheiden alle DDI:n informaatio voitaisiin järjestää?

Neljä useiten toistunutta aihetta ovat: Jäsenasiat, talous, projektit ja viestintä. 
Kaksi mainintaa ovat saaneet T&K-päivä, Toiminta(/strategia) ja Kokoukset/Päätöksenteko.
Muut ovat saanet yksittäisen maininnan.
Seuraavassa kuvassa hahmottelen, mihin kuuteen aiheeseen kaikki eri keskustelussa nousseet asiat palautuvat.

Kaikkien esiinnousseiden aiheiden palauttaminen sopivaan määrään ylätason aiheita.

Ne ovat talous, projektit, hallinto, jäsenasiat, viestintä ja kokoukset.
Pienen pohdiskelun jälkeen lista kehittyy seuraavanlaiseksi:
Talous, toiminta, hallinto, jäsenasiat, viestintä ja päätöksenteko.
 
Projektit ovat niin konkreettinen käsite, että niiden sisälle ei mahdu muunlaista toimintaa, joka ei ole projektimuotoista. Sen sijaan projektit mahtuvat toiminnan alle.
 
Kokoukset ovat niin ikään liian konkreettinen ilmaisu verkossa, eri kaupungeissa ja muutoin kuin kasvotusten päätöksiä tekevälle organisaatiolle.
 
Viimeisenä tekisi mieli kovasti korvata hallinto” vähemmän ylhäältä-alas henkeä ilmaisevalla organisointi” termillä, mutta meneekö se jo liian vaikeasti avautuvaksi?
 
Kun päätöksenteon sisällöt, operatiivinen viestintä (Slack) ja arkistointi (Dropbox) organisoidaa yhteneväisellä käytännöllä, on helpompi löytää ja tallettaa tiedot oikeaan paikkaan.
 
Hierarkian ylätason käsitteiden lisäksi soveltuvissa paikoissa voidaan käyttää esimerkiksi aihetunnisteita.
Esimerkiksi kokouksen esityslistalla jokainen asiakohta olisi merkattu vähintään yhdellä ylätason tunnisteella. Jos ylätason määrittely on tehty kattavasti, jokainen mahdollinen asiakohta liittyy väkisinkin johonkin ylätason aiheeseen. Sen lisäksi, tiedon tuottajat ja käyttäjät voivat tägätä asiakohdat niin tarkoilla tunnisteilla kuin haluavat, kuten esimerkiksi #tapahtumat #t&k-päivät. 
Tämän jälkeen, oli sitten www-sivu, Twitter, Dropbox, päätöksentekoasiakirja tai Slack, käyttäjien on helppo hakea tietoa esimerkiksi ylipäätään rajauksilla #toiminta #tapahtumat #t&k-päivät.
 
Toiminnan suunnittelun, ennakoinnin, seurannan ja arvioinnin kannalta hyöty tulee tärkeimpien asiakirjojen, kuten strategian, vision, toimintasuunnnitelman ja talousarvion merkitsemisestä samoin periaattein.
Samalla käytäntö tukee sitä, että ihmiset voivat entistä helpommin löytää toiminnasta juuri itseään eniten kiinnostavat asiat ja vaikuttaa suoraan niitä koskevaan päätöksentekoon.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *